El reloj y la brújula: La gestión del tiempo y la Matriz de Covey para colocar primero lo primero

Nuestra lucha por colocar primero lo primero se caracteriza por el contraste que existe entre dos poderosas herramientas que nos dirigen: El reloj y la brújula.

¿Cuántas personas en su lecho de muerte desearían haber pasado más tiempo en la oficina?

Mi vida es muy agitada, corro durante el día, me exijo a mi mismo hasta el límite, caigo rendido en la cama y me levanto temprano en la mañana siguiente para hacer lo mismo. Me siento atormentado, mi familia es importante para mí pero también lo es mi trabajo. Vivo en un conflicto perpetuo, que intenta satisfacer las exigencias de ambos. ¿Es posible encontrar el éxito y la felicidad al mismo tiempo?

Todo el mundo dice que tengo mucho éxito. Trabajé, ahorré y me sacrifiqué para llegar a la cima. Pero no soy feliz. Por dentro me siento vacío.

La mayor parte del tiempo estoy pensando en aquello que no hago ¿cómo determinar qué es lo más importante? ¿Cómo puedo disfrutar de lo que hago y de sus resultados?

Me gustaría saber cómo debo llevar mi vida. Puse por escrito lo que considero verdaderamente importante pero todo se pierde entre mi visión y acciones diarias. ¿cómo le doy honor en mi dia a dia eso que considero realmente importante y como consigo el equilibrio entre aquellas cosas que representan el éxito material y profesional?

¿Cuántos no se siente identificado con esto en algun momento de su vida? Poner primero lo primero constituye un acto esencial de la vida. Casi todos nos hemos sentido presionados por aquello que sentimos que nos impone la sociedad y nuestras propias creencias.

¿Qué son El reloj y la brújula?

El reloj representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas, las actividades: lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos.

La brújula representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra conciencia moral, nuestra orientación: todo lo que sentimos que es importante y el modo en el que dirigimos nuestra vida. 

La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestra vidas. 

Muchas personas se sienten vacías al haber definido la felicidad únicamente en términos de logro profesional o económico, y perciben que el éxito no brinda la satisfacción esperada. Con esmero subimos la escalera del éxito peldaño a peldaño solo para descubrir en el último peldaño que la escalera estaba apoyada en la pared equivocada.

Otros nos sentimos desorientados y confundidos. En realidad no sabemos qué es lo más importante. Pasamos de una actividad a otra de forma automática. Nuestra vida se vuelve mecánica. De vez en cuando nos preguntamos si nuestra vida tiene sentido. 

El problema está en que nos han enseñado a gestionar el tiempo basándonos en el reloj, dejándonos guiar por paradigmas y exigencias culturales de lo que representa una vida exitosa a ojos de los demás. 

¿Qué es lo realmente importante en tu vida? ¿Qué es aquello que influye verdaderamente para llegar a tener una vida que merezca la pena vivir?

La forma en la que vemos la vida (nuestros paradigmas) nos conduce a lo que hacemos (actitudes y acciones) y finalmente lo que hacemos nos da los resultados que obtenemos en la vida. 

Conocer primero lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo que es urgente resulta fundamental para determinar nuestras prioridades.

Las Generaciones de la Gestión del Tiempo y la brecha entre El reloj y la brújula

En el esfuerzo por cerrar la brecha que hay entre el reloj y la brújula muchos recurrimos a distintos métodos de administración del tiempo. Estos métodos se han hecho cada vez más amplios y populares a través de los años en ese afán por presionar la obtención de resultados y aumentar la productividad de las personas.

Estos métodos incluyen distintos enfoques, desde los más tradicionales orientados a la eficiencia hasta algunos más modernos que hacen frente a paradigmas más tradicionales.

Steve Covey resume la mayor parte de estos métodos en tres generaciones de la gestión del tiempo, y propone una cuarta generación: Primero lo Primero. 

1. Primera Generación

La primera generación de la administración del tiempo se basa en recordatorios. Consiste en dejarse llevar por la corriente, pero sin perder de vista lo que se desea hacer con su propio tiempo. Está caracterizada por la redacción de simples notas y listas de tareas.

Se tiende a la flexibilidad, permitiendo responder a las necesidades cambiantes. Sin embargo a menudo las cosas pueden salirse de control, se olvidan las citas y los compromisos. Para esta generación las cosas “importantes” son esencialmente aquello que está frente a ellos, por lo que no hay una fijación de metas o un logro realmente significativo.

2. Segunda Generación

En la fábula del El reloj y la brújula, la segunda generación está fundamentada en “planificar y preparar”. Está caracterizada por el empleo de calendarios y agendas para la eficiencia, responsabilidad, planificación y programación de futuras actividades.

Las agendas y programas no solo sirven como recordatorios, sino que ayudan a prepararse mejor para reuniones y presentaciones, ya sea profesionales o con la familia, amigos o socios. La preparación aumenta la eficiencia y efectividad mientras que la fijación de metas aumenta el rendimiento y los resultados. 

No obstante al concentrarse en la elaboración de horarios se glorifica la programación lo que te puede llevar a tener conflictos con cualquier situación que pueda alterarla, sean personas o eventos. Al final quien está muy arraigado a esta segunda generación se basa tanto en el calendario y las metas que no logra satisfacer sus más profundas necesidades.

3. Tercera Generación

Planificación, priorización y control. La tercera generación empieza a preocuparse un poco mas por los valores y prioridades que tenemos en la vida. Establece metas a largo, mediano y corto plazo y clasifica las actividades por orden de prioridad.

Esta generación te brinda una gran aportación al asignar valores a las metas y los planes. Es decir, lo importante se halla en función de los valores y las metas. Esto es lo que determina el problema principal: algunos de los paradigmas que tenemos al establecer dichos valores y metas pueden llevarte al lugar incorrecto. 

Estas tres generaciones administran el tiempo para incrementar la efectividad. Hacemos cosas en menos tiempo, si, pero ¿Donde queda la paz internas, las relaciones valiosas, el equilibro, y el hacer las cosas importantes de forma correcta?

La Cuarta Generación, la generación de lo importante

Mientras las generaciones anteriores se basan en mayor o menor medida en administrar el tiempo mediante el paradigma de la planificación, el control y básicamente el reloj (chronos); la cuarta generación se basa en el paradigma de lo importante. Conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente lo que es urgente.

¿Qué es aquello que sabes que, si hubiesen desempeñado con excelencia y sin descanso, habría redundado en importantes resultados positivos en tu vida?

Si sabes que esas cosas hubiesen hecho una diferencia fundamental, ¿por qué no las hiciste? ¿Por qué  no las haces ahora?

1. La adicción a lo urgente

Si ya estamos metido en el tema de la fábula del El reloj y la brújula debemos preguntarnos ahora si: ¿Hasta qué punto lo urgente controla tu vida?

Algunas personas se acostumbran tanto al flujo de adrenalina descargada en la crisis que depende de ella para sentirse con entusiasmo y energía. Más allá del estrés, la presión y el agotamiento que se presenta en los casos de urgencia, también nos sentimos útiles, exitosos y valorados. Nos sentimos bien cada vez que al surgir un problema solucionamos con éxito y obtenemos una gratificación inmediata. 

Experimentamos una superioridad temporal al resolver crisis urgentes e importantes. Se espera que siempre estemos ocupados, con exceso de trabajo y lo asociamos con alta productividad. Si estamos ocupados somos importantes, si no, nos daría vergüenza admitirlo.

La adicción a la urgencia equivale a una conducta autodestructiva que llena de forma temporal el vacío que produce necesidades insatisfechas. 

Extrayendo algunas características sobre adicciones NO relacionadas con la administración del tiempo se extraen las siguientes experiencias:

1. Crea sensaciones predecibles y aparentemente dignas de confianza.
2. Se convierte en el primordial punto de concentración y absorbe la atención.
3. Erradica el dolor y otras sensaciones negativas de forma temporal.
4. Proporciona una sensación artificial de autoestima, poder, control, seguridad, intimidad y realización.
5. Agrava los problemas y sentimientos que intenta remediar.
6. Empeora el funcionamiento y ocasiona la pérdida de relaciones.

Estas características que de inicio son extraídas de experiencias de adicciones, describen de forma muy coherente la adicción a lo urgente que está presente en la sociedad. 

El problema no radica en la urgencia en sí, sino en que, cuando la urgencia es el factor dominante en nuestra vida, la importancia pierde valor y consideramos que lo primero es lo urgente. Estamos tan atrapados en nuestras tareas que ni siquiera nos detenemos a pensar si lo que hacemos es verdaderamente necesario

2. El Paradigma de lo Importante

En nuestro día a día nos enfrentamos con lo urgente y lo importante. Sin embargo, en la toma de decisiones diaria suele prevalecer uno de ellos. El problema surge cuando actuamos según el paradigma de lo urgente y restamos atención al paradigma de lo importante.

Cuando actuamos según lo importante dedicamos más tiempo a preparar, prevenir, planificar y capacitarnos, reduciendo no solo el tiempo de atención sino la generación de los incendios que se provocan en lo urgente.  

Como ocurre en otras adicciones, la urgencia es un calmante temporal que se emplea en exceso. Atenúa parte del dolor producido por la brecha entre la brújula y el reloj ya que evita que pienses en factores más profundos y te enfoca en el fuego que debe ser apagado Durante un tiempo ese alivio resulta placentero, pero desaparece con rapidez. 

• Imagina que planificas un día ¿Cómo sabes que es lo más importante que debes hacer? ¿Qué determina las prioridades?
• ¿Qué haces cuando te encuentras en un dilema ante los diferentes roles de tu vida? Trabajo, familia, pareja, personal… 
• ¿Cómo decides si lo mejor es aprovechar una oportunidad ante algo imprevisto o seguir con el plan?

Para poder tomar decisiones basado en lo importante es necesario definir justamente que es importante para ti. La clave para obtener calidad de vida reside en la brújula interior. A medida de que aprendemos a detenernos en el espacio entre el estímulo y la respuesta y a consultar nuestra brújula podemos afrontar los cambios con la confianza de que obramos con lealtad al principio y al propósito y que damos prioridad a lo que es más importante en nuestra propia vida. 

Tomar decisiones mediante el paradigma de lo importante te hará descubrir

• El poder transformador de una visión y misión basada en principios.
• El modo de crear equilibrio y sinergia entre los diversos roles de su vida.
• Cómo fijar y lograr metas basadas en principios.
• Actuar con integridad.

La Matriz de lo Urgente y lo Importante para la toma de decisiones

Muchas cosas importantes que contribuyen a alcanzar nuestros objetivos generales y dan plenitud y significado a nuestra vida no tienden a presionarnos. Al no ser urgentes debemos considerarlas y actuar sobre ellas. 

Con el fin de enfocar los temas de la urgencia y la importancia con mayor efectividad Steve Covey desarrolló la Matriz de la Administración del tiempo.

El cuadrante I representa lo que es Urgente e Importante.

Atendemos a un cliente furioso, nos encontramos en una fecha tope, reparamos una máquina estropeada, nos sometemos a cirugías cardíacas o ayudamos a un niño que se acaba de lastimar.

Es necesario atender este cuadrante pero también es preciso advertir que muchas actividades importantes se vuelven también urgentes porque las postergamos lo suficiente como para que esto suceda.

El cuadrante II incluye las actividades que son importantes pero no urgentes.

Este es el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo y prevemos problemas otorgamos poder a lo demás, ampliamos nuestra mente e incrementamos nuestras habilidades mediante el desarrollo personal y profesional.

Al incrementar el tiempo en este cuadrante crece nuestra capacidad para ejecutar, si pasamos por alto este cuadrante nutrimos y ampliamos el cuadrante I, por el contrario si invertimos tiempo en atender oportunamente el cuadrante II reducimos el I. Planificar, prevenir y prepararse impide que muchas cosas importantes se vuelvan también urgentes. 

El cuadrante III es casi el fantasma del cuadrante I.

Incluye cosas que son urgentes pero no importantes. Es el cuadrante del engaño, del ruido que crea una importancia ficticia. Muchas llamadas telefónicas, reuniones, visitas inesperadas. 

El cuadrante IV incluye las actividades que no son ni urgentes ni importantes.

Básicamente es el cuadrante de la pérdida del tiempo. Por supuesto, acá deberíamos permanecer el menor tiempo posible. No hablo necesariamente de recreación, la cual es una importante actividad del cuadrante II sino de actividades que fungen como escape y procrastinación del resto de los cuadrantes. 

Conclusión sobre El reloj y la brújula:

Entonces volvamos a la pregunta del inicio:

¿Qué es aquello que sabes que, si hubiesen desempeñado con excelencia y sin descanso, habría redundado en importantes resultados positivos en tu vida?

Si sabes que esas cosas hubiesen hecho una diferencia fundamental, ¿Por qué no las hiciste? ¿Por qué  no las haces ahora?

Te invito a realizar tu cuadrante para determinar la brújula en la toma de decisiones.

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