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Plan de acci贸n: La importancia de observar, comprender, y actuar

C贸mo dec铆a el escritor franc茅s Pierre Lemaitre, 鈥En cualquier momento de la vida hay un tiempo para observar, otro para comprender y otro para actuar.鈥. Entonces, en esa simple oraci贸n podr铆amos resumir el significado de plan de acci贸n.

Este concepto un b谩sico de administraci贸n de empresas. Voy a transmitirte el contenido adaptado para emprendedores, pero te puede ayudar en la vida cotidiana con tus decisiones personales.

Pero como ya lo habr谩s notado, me gusta desarrollar los contenidos. Entonces, este post te va a nutrir bastante con de contenidos, y terminar谩s siendo profesional en la materia.

En s铆ntesis, el plan de acci贸n es una herramienta de gesti贸n que pod茅s utilizar para guiarte en tu emprendimiento. S铆 aplic谩s bien esta metodolog铆a podr谩s llevar tu negocio a cumplir los objetivos establecidos para el ciclo, pero eso s铆, debes desarrollarla estrat茅gicamente.


驴Qu茅 es el plan de acci贸n?

C贸mo lo adelant茅, el plan de acci贸n es una metodolog铆a de trabajo que se utiliza para administrar negocios. Entonces, a nivel emprendimiento, te ayudar谩 a mover llegar del punto A, al punto B; es decir, te acercar谩 a cumplir las metas establecidas.

Acorde a un informe de Gartner鈫, el 86% de los l铆deres de marketing creen que el e-commerce ser谩 su principal canal de ventas.

Es decir, su enfoque est谩 en mejorar las ventas online, e invertir en marketing es una de las acciones necesarias para lograr ese objetivo. En este caso, por supuesto, a煤n es necesario determinar los gastos, otros elementos de influencia y qui茅n ser谩 responsable de este esfuerzo.

El plan de acci贸n es tan pr谩ctico y eficiente que incluso es ideal para nosotros que estamos emprendiendo de una u otra manera. Y si no est谩s poni茅ndolo en pr谩ctica, te est谩s perdiendo de una gran ventaja competitiva.

Para que un plan de acci贸n d茅 buenos resultados, debe estar bien dise帽ado. Y el primer paso, es siempre comprender el concepto. Pues, es una herramienta de administraci贸n que enumera, en temas, qu茅 acciones son necesarias para lograr un objetivo.

Gracias a esto, podr谩s dividir el objetivo principal en varios peque帽os objetivos, ordenados cronol贸gicamente, y de esta manera podr谩s determinar prioridades de recursos.


+30 Herramientas para un plan de acci贸n

Es una estrategia es muy utilizada y, por lo tanto, muchas aplicaciones y sistemas se desarrollaron con sus principios de organizaci贸n y responsabilidad compartida. Estos son algunos de ellos:

Jira Software

Jira Software 鈫 se enfoca en la gesti贸n de proyectos de equipos de desarrolladores de software. Sin embargo, su funcionalidad y organizaci贸n pueden aplicarse en otro tipo de negocios. 

crea tu plan de acci贸n con Jira Software

Jira te permite planificar, supervisar, y publicar los res resultados de los objetivos. Ideal para metodolog铆as 谩giles

Las caracter铆sticas incluyen:

  • Plataforma en ingl茅s y espa帽ol.
  • Integraci贸n a otras herramientas.
  • Software para procesos 谩giles.

Precios: versi贸n b谩sica gratuita y planes desde 7 USD por usuario al mes. 

Todoist

Todoist 鈫 te permite registrar equipos y tareas en un calendario que organiza actividades. Pues, en ellas se indica qui茅n es responsable de completarlas y permite la inclusi贸n de archivos adjuntos para la consecuci贸n de un plan de acci贸n.

Por lo tanto, si quer茅s crear un plan de acci贸n para un evento que se realizar谩, puede enumerar:

  • qui茅n ser谩 responsable de la gesti贸n;
  • indicar los plazos para completar cada paso;
  • adjuntar presupuesto del proveedor;
  • establecer plazos para la toma de decisiones, entre otros detalles.

Precios: gratis y planes Premium (con caracter铆sticas adicionales) disponibles desde 3 USD por usuario al mes.

Slack

Aunque es una herramienta enfocada en la comunicaci贸n, Slack 鈫 te permite alcanzar 贸ptimos niveles de organizaci贸n de tareas. Pues, en parte de sebe a la colaboraci贸n entre equipos, convirtiendo los espacios de trabajo en flujos productivos.

crea tu plan de acci贸n con slack

Es muy vers谩til y se adapta muy bien a cualquier tipo de organizaci贸n, pues simplifica el trabajo y disminuye cuellos de botella. Adem谩s, cuenta con una gran capacidad para integrarse a otras plataformas o soluciones.  

Las caracter铆sticas incluyen:

  • Plataforma en ingl茅s y en espa帽ol.
  • Flexibilidad.
  • Organizaci贸n.
  • Planeaci贸n.
  • Comunicaci贸n.

Precios: versi贸n sin costo y planes desde 6,67 USD mensuales. 

Trello

Tambi茅n muy conocido, Trello 鈫 tiene la misma funcionalidad que Todoist y otras soluciones. Te permite determinar si se ha completado o no una determinada acci贸n; adem谩s de que te permite crear alarmas sobre el enfoque de una fecha l铆mite, as铆 como diferentes clasificaciones para las tareas.

trello ayuda a los equipos de trabajo

Es decir, es posible crear listas y planes de acci贸n para diferentes aspectos de su vida, profesional o personal.

Las caracter铆sticas incluyen:

  • Plataforma en ingl茅s y en espa帽ol.
  • Plantillas para una variedad de proyectos, desde negocios hasta educaci贸n y productividad personal.
  • Personalizar las etapas de tu flujo de trabajo para reflejar tu proceso real.
  • Movimiento simple de tarjetas, a trav茅s de las etapas de flujo de trabajo.

Precios: gratis (para tableros, tarjetas y listas personales ilimitados, con 10 tableros de equipo) y planes de pago desde 9,99 USD por usuario al mes.

Monday

Monday 鈫 es ideal para cualquier proceso, emprendimiento B2C o B2B. Pues, cuenta con un tablero personalizable donde t煤 y tu equipo pueden gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas cotidianas.

Tambi茅n, tiene procesos de automatizaci贸n para evitar los errores humanos. Adem谩s de un sistema donde podr谩s visualizar los datos f谩cilmente, para que estos puedan ser procesados y entendidos, logrando una gesti贸n de proyectos productiva.

crea tu plan de acci贸n con monday.com

Las caracter铆sticas incluyen:

  • Plataforma en ingl茅s y espa帽ol.
  • Paneles, integraciones y formularios.
  • Vistas de calendario, de cronograma, de Kanban y de mapa
  • Automatizaciones y actualizaciones.
  • Notificaciones.
  • Espacios y carga de trabajo.
  • Subelementos.
  • Permisos de invitados.
  • Seguimiento de tiempo.
  • Intercambio de archivos.

Precios: los planes de pago dependen del n煤mero de usuarios, pero puedes adquirir un plan b谩sico desde 35 USD al mes.

Otras herramientas

Ten茅s m谩s de 30 herramientas para poner en pr谩ctica tu plan de acci贸n. Y si ninguna de esas te funciona, siempre ten茅s la vieja y confiable Excel o su hermanito peque帽o, el Google Sheets. La cual puede ser combinada f谩cilmente con Google Data Studio.


5 Beneficios de tener un plan de acci贸n

El plan de acci贸n brinda excelentes resultados al negocio, incluso si se usa para organizar solo dos acciones que vayas a poner en marcha. Lo ideal es ir probando hasta acostumbrarte a utilizarla, para luego ponerla en tu know-how, y que esta sea parte de tu rutina.

A continuaci贸n vamos a detallar los beneficios del plan de acci贸n:

1. Se dividen objetivos m谩s grandes en pasos m谩s peque帽os

Apuntar a una gran meta en fases peque帽as hace que sea m谩s factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional.

Esto se debe principalmente a que las peque帽as victorias son atractivas. Pues, estas hacen que puedas ver tus actividades con m谩s control sobre las dificultades y desaf铆os del momento.

2. Se organizan plazos y prioridades con un plan de acci贸n

Algunas acciones son m谩s urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, entonces, unificarlas en una plataforma es buena idea. Pues, tenerlas todas asignadas le permite al gerente determinar la orden de ejecuci贸n con mayor precisi贸n.

Por lo tanto, el progreso del plan se optimizar谩, evitando demoras.

3. Un plan de acci贸n te permite elegir al profesional m谩s capaz

El uso del plan de acci贸n y la consecuente segmentaci贸n de tareas, asegura que la empresa pueda determinar las responsabilidades. Entonces, cada miembro del equipo podr谩 actuar con base en sus especialidades.

Adem谩s, deja en claro a todos los colaboradores con qu茅 responsabilidades deben trabajar. Entonces, as铆 se logra la comprensi贸n de los pasos necesarios para alcanzar el 茅xito de sus ejecuciones.

Entonces, esto crear谩 una sensaci贸n de compromiso con el trabajo en equipo.

4. Con un plan de acci贸n se organiza la rutina

Los planes de acci贸n tambi茅n se pueden utilizar para tareas recurrentes de una empresa.

Este puede ser usado, por ejemplo, por una agencia de Marketing Digital que quiera determinar prioridades. Tales como las primeras acciones a realizar en mass media o redes sociales, para sus nuevos clientes.

En varias de las aplicaciones que vimos, como Todoist, pod茅s crear diferentes equipos determinando a los responsables de tal o cual acci贸n. Entonces, al impulsar dicho accionar con acciones que deben tomarse y replicar cada vez que se cierren nuevos contratos.

Pero, s铆 exclusivamente de redes sociales se trata, podr谩s usar una herramienta c贸mo Hootsuite.

5. Se tiene monitorizaci贸n con un plan de acci贸n

Gracias a tener un plan de acci贸n eficiente, podremos ver en todo momento c贸mo se est谩n evolucionando nuestros objetivos.


驴C贸mo hacer un plan de acci贸n?

Bien, toca hacer un plan de acci贸n, para ello debemos elegir que herramientas vamos a utilizar en nuestro emprendimiento. Pues, esto es importante para comprender cu谩les son sus pasos a seguir.

Y para ello tenemos dos etapas bien diferenciadas. Primero la planificaci贸n, y luego la ejecuci贸n.

1. Planificaci贸n de la acci贸n

La primera etapa del plan de acci贸n es determinar todas las acciones requeridas para la ejecuci贸n del proyecto.

Por lo tanto, si el objetivo es duplicar las ventas, el requisito b谩sico de la encuesta es enumerar las necesidades, como:

  • la formaci贸n de equipos,
  • el reclutamiento,
  • el intercambio de maquinaria,
  • elaborar un buen plan de contenidos para la correcta aplicaci贸n del Marketing de Contenidos,
  • la organizaci贸n de campa帽as en Google Ads,
  • as铆 como otros cambios involucrados.

2. Ejecuci贸n y seguimiento de acciones

En esta fase, se determinan los responsables de ejecutar cada tarea; el tiempo de entrega; los elementos que ser谩n necesarios para su ejecuci贸n; entre otros aspectos.

Ac谩 entra la aplicaci贸n que elegiste. Si no encontraste ninguna, pod茅s usar al viejo y confiable Excel tradicional.

Sin embargo, en cada etapa completada, el monitoreo notificar谩 el comienzo de la siguiente fase, asegurando que el cronograma se complete con 茅xito. Por eso podr铆amos hacer.


7 pasos para crear tu Plan de acci贸n

Como te comentaba en el apartado anterior, el plan de acci贸n tiene dos etapas. Y a su vez, estas etapas se pueden desmenuzar en 7 pasos.

驴Por qu茅 lo divido en 7 pasos?. A modo de consejo te puedo decir, que siempre es m谩s f谩cil hacer tracci贸n con peque帽os pasos.

Pues, encontrar la ra铆z de un problema, es m谩s simple si estos pasos est谩n separados. Por eso te dejo estos 7 pasos para hacer m谩s eficiente tu plan de acci贸n:

1. Definir objetivos

Dicho plan de acci贸n debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No puedes iniciar un plan de acci贸n si no sabes lo que quieres lograr con 茅l ni en cuanto tiempo.

Generalmente, se recomiendan objetivos SMART, pero utilizar objetivos empresariales simples tambi茅n est谩 bien.

2. Detallar estrategias

A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguir谩n para lograr dicho objetivo. Pues, estas deben mostrar el camino que se seguir谩 durante el desarrollo y ejecuci贸n del plan de acci贸n.

3. Plantear tareas

Luego, se debe plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo m谩s espec铆ficas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

4. Diagrama de Gantt

Las tareas deben tener tiempos espec铆ficos; fechas de inicio y fechas de finalizaci贸n. Pues, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acci贸n una gr谩fica de Gantt para tal prop贸sito.

5. Designa responsables

Se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser los que est谩n involucrados en la elaboraci贸n del plan de acci贸n.

6. Ejecuta el plan

Ahora puedes proceder a la ejecuci贸n del plan de acci贸n. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.

7. Hac茅 un seguimiento

Ahora puedes proceder a la ejecuci贸n del plan de acci贸n. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.


Conclusi贸n

Bueno, llegamos al final del post. Con un del plan de acci贸n te organizar谩s mejor, pero, para ello es necesario evaluar los resultados. Adem谩s de qu茅 puntos podr铆an haberse mejorado en la estrategia, o incluso s铆 el modelo puede replicarse en proyectos similares en el futuro.

Entonces, al lograrlo, todo este proceso, asegurar谩 la estandarizaci贸n y optimizaci贸n de acciones futuras.

Por lo tanto, un plan de acci贸n puede traer resultados significativos en la optimizaci贸n de costos, un mejor servicio y buenas relaciones con los clientes.

Sin embargo, todo este y m谩s, no garantizan siempre una buena productividad y ventas para el negocio. Pues, para esto 煤ltimo, se debe complementar con buenas estrategias de marketing.

Por si no nos volvemos a ver: 芦buenos d铆as, buenas tardes y buenas noches鈥. Me despido dej谩ndoles un banner con un descuento para que puedan crear su pr贸ximo sitio en WordPress.

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4 Comments

  1. muchas gracias tupac, podr铆as hacer un tutorial de alguna de las herramientas funcionando en un equipo?

    saludos

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