Optimización del Tiempo para mejorar la Productividad

Ya sea que tengas un empleo fijo, seas autoempleado, freelance o estés adentrándote a las aguas de tu propio emprendimiento la optimización y el manejo del tiempo es siempre un factor fundamental para generar los resultados esperados de manera eficiente y eficaz.

¿O es que acaso nunca has deseado que el día tuviese más de 24 Horas? ¿Y si te dijera que realmente no necesitas más de 24 horas al día para llevar a cabo tus labores?

En muchos casos pensamos que ser productivo se refiere a hacer la mayor cantidad de actividades en el menor tiempo posible y por eso basamos la gestión del tiempo en técnicas que terminan saturándonos de cosas por hacer sin realmente filtrar las actividades importantes de las no importantes.

Este es el caso de esas personas que siempre vemos ocupadas, corriendo de un lado al otro, pero que al final del día, de las semanas, de los meses y finalmente de los años tienen muy poco avances o terminan con una vida sin mucho sentido o propósito.

Pero entonces… ¿Qué es realmente optimizar el tiempo?

Puede que gestiones, administres o manejes tu tiempo, pero hacerlo de manera optimizada hace una gran diferencia. La optimización del tiempo consiste en aprender a distinguir las tareas realmente importantes: las que tienen un impacto. Y a su vez conocer también las tareas de poco impacto y eliminarlas.

Existen tareas más importantes que otras, por lo que la prioridad es importante. La urgencia, por ejemplo, es un indicador de prioridad, pero suele ser el resultado de la falta de planificación, que conduce a situaciones de estrés.

Convertir esta práctica en un hábito y aprender a decidir cuáles son nuestras tareas prioritarias es fundamental para conseguir los objetivos que buscamos sin tener que sacrificar lo que es realmente importante para nosotros en el largo plazo.

Productividad: Más no es sinónimo de MEJOR

Ya hemos dejado claro que hacer más cosas no es sinónimo de productividad, por lo tanto, que hagamos más no necesariamente quiere decir que es mejor. Si la cantidad de actividades pone en riesgo la calidad entonces debemos revisar realmente qué buscamos conseguir con lo que estamos haciendo.

De esta manera es probable que lleguemos a la conclusión de que la forma más inteligente de planificar el camino para conseguir nuestros objetivos es reduciendo ese proceso a sus elementos esenciales, así conseguiremos hacer menos cosas, pero las hacemos mejor.  Todas las otras tareas que no aporten a nuestras metas, simplemente estorban.

Aunque suene muy sencillo, no debemos subestimar el esfuerzo y la capacidad que requiere llegar a lo que es realmente elemental, saber distinguir lo que importa de lo que no y luego tomar la decisión de descartarlo es un trabajo que pocos consiguen hacer con éxito.

El matemático francés Blaise Pascal, inició una de sus cartas con esta frase genial:

^{«He hecho esta carta más larga de lo usual porque no tengo tiempo de hacer una más corta»}

En ella refleja lo difícil que es resumir y concretar exactamente lo que queremos.

Aprende a Priorizar con la Matriz de Eisenhower

¿Cómo saber qué actividad es más importante? Tener una visión nítida de lo que importa también es conocer lo que no importa. No hay tarea más importante que tu prioridad del día.  Hay dos preguntas que puedes hacerte para identificar tus prioridades:

1. ¿Cuáles son los motivos que me llevan a colocar como prioridad esta actividad?
2. ¿Cómo esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?

Para ayudarte a clasificar tus actividades por orden de importancia y de urgencia está la Matriz de Eisenhower o Matriz de lo importante/urgente.  Esta Matriz fue popularizada por Stephen Covey en su bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

De este modo la idea es clasificar dentro de cuatro cuadrantes cada una de las actividades según su nivel de importancia y de urgencia, además se sugiere cómo abordar cada una de ellas:

• Urgente/importante: hacerlo ahora
• No urgente/importante: planificar en la lista de tareas o el calendario
• Urgente/no importante: delegar las tareas
• No urgente/no importante: Eliminar o disminuir.

Una vez que clasificamos nuestras actividades en cada uno de estos cuadrantes podemos saber cómo actuar y en qué momento. Es probable que nos veamos tentados siempre a priorizar lo que es urgente e importante, sin embargo en la mayoría de los casos las tareas que se ubican en este cuadrante son el resultado de una mala gestión previa; esas actividades que no fueron realizadas oportunamente.

Es por esto que una gestión del tiempo optimizada consiste en centrarnos en las cosas importantes y no urgentes. Es decir, esas que deben ser planificadas y realizadas con tiempo para evitar que se conviertan en actividades urgentes.

Asertividad: La clave para manejar a los «Ladrones de tiempo»

Una buena parte de nuestros problemas de gestión de tiempo viene por no saber decir que no. El primer paso para evitar llenarnos de actividades del cuadrante III y IV es reconocer precisamente cuáles son esos «Ladrones de Tiempo» que normalmente nos acechan.

Los ladrones de tiempo son ciertas actividades, situaciones o personas que te hacen desperdiciar tu tiempo. Lo preocupante es que esto sucede porque de cierta manera tú has dado permiso para ello, aunque no seas del todo consciente.

Sobre esta situación es necesario actuar para evitar que el tiempo se escape de manera tan improductiva. Justamente aquí entra en juego la Asertividad.

La Asertividad tiene que ver con nuestra capacidad de decir que no. Como estrategia y estilo de comunicación, la asertividad se sitúa en un punto intermedio entre otras dos conductas polares: la pasividad, que consiste en permitir que terceros decidan por nosotros, o que pasen por alto nuestros derechos; y por otro lado tenemos la agresividad, que se presenta cuando no somos capaces de ser objetivos y respetar las ideas de los demás.

Consejos Prácticos para Optimizar tu Tiempo

Ya que conocemos qué es la optimización del tiempo, su importancia, cómo afecta nuestra productividad y cómo reconocer lo que es importante de lo que no, es momento de aplicar la teoría a la práctica con algunos pequeños consejos que harán grandes diferencias:

1. Disuelve tus actividades en Tareas:

Las tareas son las partes más pequeñas del flujo de trabajo, son esos pequeños pasos que forman parte de una actividad en concreto. Escríbelas como acciones concisas. Lo ideal es realizar una lista de todas las tareas de manera específica, sencilla, breve y ordenadas por orden de prioridad.

Te recomiendo trabajar con cuatro listas de tareas, pero al final lo ideal es adaptarlas a lo que te funcione a ti:

• Todas: es decir, lo que quieres, deberías o podrías hacer en general.
• Prioridades: Las tareas más importantes de cada día, basando su importancia en la capacidad que tiene para llevarte hacia tus objetivos.
• Hoy: Tareas que debes realizar en el día.
• Realizadas: Las tareas que logras culminar. La idea de esta lista es crear un sentimiento de satisfacción y reconocimiento por los pequeños logros.

2. Asigna un tiempo:

Para evitar la procrastinación es necesario acotar las tareas en el tiempo, con un momento de inicio y un tiempo de finalización. La pregunta que puedes hacerte es: ¿Cuánto tiempo estoy dispuesto a dedicarle a esta tarea en concreto?

Ahora bien, los seres humanos somos terribles haciendo estimaciones de tiempo, algo que llamamos el sesgo optimista. Por lo que lo importante no es ser rígidos, sino mejorar la toma de decisiones para saber cuándo posponer o adelantar actividades en caso de ser necesario.

Recuerda que los calendarios y agendas son estimaciones de lo que creemos que sucederá. Sin embargo, pensar que vamos a lograr llevarlo a cabo con exactitud es perjudicial para nuestra planificación y nos lleva a confundir las expectativas con la realidad. Por lo que es importante poner en marcha la anticipación estratégica, es decir la capacidad de determinar con antelación escenarios que pueden interferir con nuestro propósitos y establecer planes para superarlos. Para esto:

• Reserva al menos un 20% de tiempo más de lo que estimas que te llevará una tarea.
• Deja espacios libres entre actividades.
• Recuerda siempre que lo más importante son tus prioridades del día.
• Respeta, dentro de lo posible, lo planificado.

3. Ritual de cierre de jornada:

Seguramente te ha pasado que llega la hora de irse a casa, despejar tu mente e incluso la hora de dormir y en lo único que piensas es en los pendientes y las actividades que te esperan al día siguiente.

No se trata de que te estés volviendo loco. El cerebro recuerda con mayor facilidad aquellas actividades que han sido interrumpidas o que no fueron terminadas y es por esto que te recuerda constantemente que tienes cosas pendientes por hacer.

En Psicología a esto se le llama el efecto Zeigárnik el cual afirma que las personas recuerdan mejor las tareas interrumpidas o no terminadas que las tareas completadas.

Para evitar llevar contigo las cargas laborales a casa lo ideal es hacer un ritual de cierre de jornada que te ayude a que el cerebro te deje de recordar que tienes cosas pendientes. Puedes iniciar con estos pasos al finalizar tu jornada de trabajo:

• Repasa las listas de tareas, en especial la lista de hoy y prioridades: haz un repaso mental y tacha las tareas completadas, colocándolas en tu lista de realizadas.
• Escribir las observaciones en una libreta para que el cerebro genere aprendizaje cada día: ¿Qué he aprendido hoy? ¿Qué ha sido lo mejor del día? ¿Qué pude haber hecho mejor?
• Recuerda que tú eres quien decide cuando una tarea ha acabado, así que repite esta frase al culminar: «por hoy he terminado esta actividad». De este modo le envías una señal al cerebro para que descanse.
• Finalmente cierra la jornada: Recoge y acomoda tu espacio de trabajo y planifica el día siguiente para dejar todo en orden.

4. Evaluación Semanal

No podemos mejorar lo que no medimos y analizamos, es por esto que necesitamos tomar acción sobre lo aprendido para implementar mejoras progresivamente basándonos en nuestras experiencias. Una manera de hacerlo es con el ARL: acción-resultado-lección.

Dedica cada viernes a hacer un repaso de lo que has hecho en la semana. Para esto hay una serie de preguntas que puedes hacerte:

1. ¿De qué me han servido las acciones que he tomado esta semana?
2. ¿Hay algo en ellas que pueda mejorar?
3. ¿Es efectivo el método que utilizo para organizarme?
4. ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante de la semana?
5. ¿Me estoy acercando a mis objetivos?

Y tú ¿Aplicas alguno de estos consejos en tu día a día? Déjanos tus comentarios, dudas o sugerencias, te estaremos leyendo.

Conclusión:

En el frenético ritmo de la vida moderna, el manejo efectivo del tiempo se convierte en el pilar esencial para cualquier individuo, ya sea un profesional con empleo fijo, un autónomo, un freelance o alguien aventurándose en el mundo del emprendimiento. A menudo, nos encontramos deseando que el día tuviera más horas, pero la realidad es que no se trata de la cantidad de tiempo, sino de cómo lo utilizamos.

La clave para optimizar el tiempo no reside en realizar la mayor cantidad de actividades en el menor tiempo posible, sino en discernir entre las tareas verdaderamente importantes y las que simplemente nos ocupan sin aportar valor. La optimización del tiempo implica aprender a gestionar las prioridades, reconocer la diferencia entre urgencia e importancia, y eliminar o delegar tareas que no contribuyen al logro de nuestros objetivos.

La Matriz de Eisenhower emerge como una herramienta valiosa, ayudándonos a clasificar y abordar nuestras actividades de manera estratégica. Sin embargo, la optimización del tiempo va más allá de simples técnicas; implica cultivar hábitos que nos permitan decir no a los «ladrones de tiempo» y priorizar las tareas que realmente nos acercan a nuestros objetivos a largo plazo.

Recuerda, la productividad no se mide por la cantidad de cosas que haces, sino por la calidad de lo que logras. En este viaje hacia la eficiencia, menos puede ser más. La asertividad se erige como una herramienta fundamental para manejar estos ladrones de tiempo, permitiéndonos decir no de manera efectiva y proteger nuestro tiempo.

Finalmente, la aplicación práctica de estos principios requiere pequeñas acciones consistentes. Desde desglosar actividades en tareas específicas hasta asignar tiempos concretos y realizar un ritual de cierre de jornada, cada paso cuenta. La evaluación semanal se convierte en el espejo que nos muestra nuestro progreso y nos brinda la oportunidad de ajustar y mejorar continuamente.

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