Ciclo de ventas: Aprende sobre este concepto y sus etapas

Manejar el ciclo de ventas con una perspectiva enfocada a la optimización de la velocidad de las tratativas comerciales es muy importante en una era tan competitiva como la actual, en distintos mercados. Pues, se relaciona íntimamente con el proceso de ventas de un producto.

Si dependes de las ventas para mantener tu negocio, seguramente sepas lo difícil que puede ser a veces.

Existen innúmeros obstáculos en la relación con un potencial cliente hasta concluir el negocio. Pues, genera el surgimiento de preguntas sobre cuándo y cómo dar cada paso en la venta.

La buena noticia es que existe una forma de hacer que este proceso sea más previsible o por lo menos establecer un guion a ser seguido. Sí, estoy refiriéndome al ciclo de ventas.

Pero el modelo no es tan armónico, incluso para los más experimentados. Además, de que requiere que puedas desarrollar tu know-how correctamente.

Entonces, voy a tratar de contarte sobre el ciclo de ventas, su importancia, las etapas, y cómo operarlo para facilitar tus ventas.


¿Qué es el ciclo de ventas?

El ciclo de ventas es un proceso compuesto por una serie de etapas necesarias para vender un producto o servicio, que empieza en el primer contacto con el cliente y termina en la posventa.

Es cuando volvemos a la acción inicial prospectando nuevos leads, por eso, la secuencia es definida como un ciclo.

Hay varios procesos paralelos sucediendo al mismo tiempo en el ciclo de ventas. Los cuales son:

1. El financiero

Invertiste para tener un servicio o un producto a disposición de tu cliente, al final del proceso, esperas recibir tu capital de vuelta con lucros.

2. El de venta

Es básicamente un cronograma de tareas para entregarle tu oferta a tu cliente.

3. El de compra

Es el proceso pensado por el cliente de acuerdo a sus propios hábitos de compra.

Podemos pensar en el resultado financiero como un requisito, pues sin lucro el negocio no se mantiene.

El proceso de ventas funciona bien cuando consideramos los hábitos de compra del cliente al elaborarlo. Es lo que garantiza una buena experiencia de compra y hace el ciclo más efectivo.

Pero la clave para tener éxito con el método es percibir que el ciclo de ventas está proyectado en el tiempo.

Si demoras meses negociando con un cliente el ciclo financiero no se completa, en estos casos extremos, eso va a significar falta de capital para el negocio.

Además, el cliente pude cerrar la negociación en cualquier momento por sus propios motivos o porque no le está gustando la experiencia de compra. Pues, él tiene su propio proceso y su propia línea de tiempo.

Por último, si logras disminuir el tiempo que usas para completar el ciclo, aumentas tu productividad y, en consecuencia, tus resultados de ventas.


La importancia del ciclo de ventas

Sí encontrás a alguien muy preocupado con la disminución del ciclo de ventas es porque, probablemente, trabaja con «ventas complejas» que, en la mayoría de los casos, tiene un ciclo más o menos largo.

Los ciclos más largos generan más atención y preocupación con su reducción, pero los ciclos cortos pueden ser una «trampa«, pues su importancia no es tan evidente.

— ¿Cuántas veces ya te preguntaste si era el momento ideal para entrar en contacto con un cliente?. Es muy común cuestionarnos si él tuvo tiempo suficiente para pensar en nuestra propuesta y si ya es hora de solicitar su respuesta, por ejemplo.

— ¿Ya imaginaste lo bueno que sería saber el momento exacto de actuar en cada etapa de la venta? ¿De una forma que haga el proceso más fluido, natural y agradable?.

Saber el procedimiento de cada etapa aumenta la productividad y la satisfacción del cliente con la compra.


Las etapas del ciclo de ventas

No importa si actúas con ventas complejas, al por menor o incluso con venta de ideas, existen algunas etapas en común para la mayoría de los segmentos.

Estas etapas son:

Prospección: la primera tarea es encontrar tu cliente potencial;

Contacto inicial: el primer contacto puede ser a través de un e-mail, una llamada telefónica, el envío de un regalo, en una feria de negocios o en el medio digital, con el cliente investigando y encontrando un contenido como este que estás leyendo;

Calificación: no son todos los nuevos leads que están listos para una compra, en esta etapa separamos los maduros para estimular el próximo paso con ellos.

Presentación: es el momento de contacto con el cliente para mostrarle tu producto o servicio y tu propuesta comercial.

Evaluación: es la etapa de la negociación, que puede incluir el tiempo de espera del vendedor, cuando es el caso de dejar una propuesta para análisis del cliente.

Cierre: es la etapa en que se hace efectiva la compra a través de una serie de formalidades;

Posventa: es cuando confirmas la satisfacción de tu cliente y solicitas indicaciones o referencias.

Algunas empresas pueden tener que añadir o eliminar etapas. Por ejemplo, tal vez necesites reunir información para preparar una presentación personalizada.

En otros casos, la calificación sucede antes de la prospección, lo que es muy común en empresas que atienden pocos clientes y generan altos ingresos.

La calificación después del primer contacto sucede principalmente cuando usamos marketing de contenidos para atraer a los clientes.

En este caso, estamos relacionándonos con personas que tienen interés en algún asunto vinculado a nuestra actividad, pero puede ser que él todavía no esté maduro para la compra o incluso ser apenas un curioso sobre tema.


La elaboración del ciclo de ventas

Después de que hayas definido las etapas de la forma más adecuada a tu caso, será necesario elaborar qué decir y hacer en cada una de ellas.

Estamos refiriéndonos a un tipo de construcción que tiene objetivos y metas establecidas de acuerdo con la estrategia de tu negocio y alineadas con el proceso de compra de tu cliente.

Una vez dicho esto, ya debe estar claro qué es lo que necesitas conocer primero. — ¿No?.

Proceso de compra del ciclo de ventas

Estoy hablando del proceso de compra, es decir, hábitos y deseos del cliente. Además, de los objetivos y metas de tu empresa.

Los hábitos del cliente son fundamentales. Pues, imaginate a tu cliente. Este tiene el hábito de investigar sobre determinados productos utilizando Google, pero tu empresa trata de establecer el primer contacto con él comprando espacios publicitarios en un diario.

Sin embargo, esto no suele suceder. Pues, la gente, normalmente, no anda regalando su número de teléfono o e-mail en cualquier espacio virtual. Para ello hay que ofrecer algo, y para esto, se requiere de cierto conocimiento sobre el Buyer Persona. Entonces, necesitas investigar detalles como:

  • Cuándo el cliente compra;
  • quién lo influencia;
  • cómo busca;
  • a quién le pide indicaciones;
  • cuándo suele estar más disponible;
  • qué lugares frecuenta;
  • qué es importante para él; etc.

Cuanto más información consigas, más sencillo será elaborar un abordaje natural, que suceda en el tiempo y el modo más adecuados a los deseos de tu cliente.

En este momento él va a necesitar elaborar su ciclo, lo que no incluye solo detalles sobre qué hacer, sino también cómo, dónde y cuándo.

Entre estas definiciones, es necesario dedicar una atención especial a la calificación, que determina cuando el lead está listo para ser abordado para la compra y captación de leads.


El Inbound y el Outbound aplicados al ciclo de ventas

Los efectos del ciclo de ventas son diferentes dependiendo del modelo comercial adoptado, especialmente en lo que corresponde a la elección de trabajar con inbound u outbound.

Si no estás familiarizado con esos términos y no quieres profundizar todavía en el asunto, te dejo una definición bien resumida.

1. Estrategia

Podemos definir el inbound como una estrategia de marketing que estimula al cliente a entrar en contacto con la empresa a través de la producción de contenidos, SEO e interacciones en las redes sociales. El equipo de ventas es interno y usa la tecnología para optimizar su proceso.

El outbound, en cambio, usa una prospección más tradicional e invasiva, entrando en contacto directo con el cliente para ofrecerle el producto, sea programando una reunión de ventas por teléfono, sea visitando directamente al cliente.

Comúnmente es usado en ventas más complejas, principalmente cuando el consumidor no tiene el hábito de tomar la iniciativa de compra y es difícil estimularlo. Esta estrategia tiende a tener un ciclo más largo.

El ciclo de ventas en el inbound puede ser reducido en los casos en que el lead comprende su problema y sabe cómo solucionarlo.

En cambio, el outbound, es más disruptivo, pues, irrumpe en la navegación del usuario. Pero, también, su objetivo de estrategia de marketing es conseguir ventas rápidas, sin necesidad de crear obligatoriamente un Customer Journey.

Las ventas son más simples y transaccionales, ya que el potencial cliente no requiere una gran cantidad de información para hacer el cierre de compra. Además, de que los ticket promedio son muchos más bajos.

2. Nutrición de leads

En cuanto al inbound, requiere de un proceso de flujo de información sobre el producto y cómo puede ayudar al potencial cliente. Entonces, en esta estrategia es necesario desarrollar habilidad y técnica, esto se conoce cómo nutrición de leads.

Una buena nutrición permite más eficiencia a la hora de estimular el customer journey en dirección a la acción de compra, facilitándole que tome consciencia de la solución, que considere hacer la opción y que, finalmente, decida por ella.

En el outbound la efectividad del ciclo de ventas depende de otros factores, como una buena estrategia para «alcanzar» a la persona que toma la decisión, o sea, hablar con quien tiene la autonomía para cerrar la venta.

La calificación del cliente generalmente se realiza antes de la prospección y el proceso de venta es más caro.

Esto implica traslados y dedicación de un profesional altamente calificado. Por eso es importante saber encontrar las informaciones que permitan seleccionar al prospecto y, al mismo tiempo, ofrezcan subsidios para el abordaje de las ventas.

3. Tiempos del ciclo de venta inbound y outbound

El plazo y la efectividad del ciclo también sufrirán influencia en su capacidad de desarrollar un contacto personalizado, dirigiendo la conversación y la propuesta de venta para una necesidad específica.

Si es posible identificar y medir el problema del cliente, ofreciendo una solución concreta, el profesional de ventas puede dejar en evidencia la urgencia del negocio y, de esta forma, disminuir el plazo de conclusión.

Es evidente que estas estrategias se definen de acuerdo con la efectividad de sus resultados, lo que varía en razón del cliente, del producto y de cuánto, dichas estrategias, pueden reducir el plazo del ciclo de ventas.

Entonces, conforme a lo expuesto, podemos deducir que los procesos inbound son más largos, pero traen un mejor rendimiento en el largo plazo. En cambio, el outbound tiene ciclos más efímeros, y no necesitan de todo un proceso específico, pues, basta con anuncios bien realizados.


Herramientas que te ayudan con el ciclo de ventas

Hay innumerables herramientas de marketing que puedes usar y que te darán ganancias de productividad y competitividad.

Ellas te dan recursos que permiten que obtengas, desde información sobre cómo tus ventas progresan y el motivo de algunas perderse, hasta la automatización de algunos procesos.

Un buen CRM es esencial para aplicar, acompañar y administrar tu ciclo de ventas.

Él permite el almacenamiento de todo el histórico de acciones comerciales y el acompañamiento de cada prospecto en las etapas del ciclo.

Eso genera diversos informes sobre la migración de los leads de una etapa a otra y permite analizar métricas de cada una de ellas.


Las métricas que acompañan todo ciclo de ventas

— ¿Sabes identificar cuántos leads necesitan ser atraídos para alcanzar tus metas de venta al final del proceso?. Sin esa información va a ser muy difícil conseguir buenos resultados. Pues, los indicadores de ventas son fundamentales para alinear las metas de cada etapa del ciclo.

Son aquellos que te permitirán identificar cuáles son las etapas que están trabando, atrasando o incluso perjudicando definitivamente tu proceso.

Con el tiempo, seguramente, vas a redefinir detalles de tu ciclo a medida que vayas probando nuevas estrategias.

Es el resultado de medir, probar y perfeccionar constantemente las estrategias y acciones de nuestro ciclo de ventas, lo que mantiene nuestras puertas abiertas y atractivas.


9 pasos para optimizar tu ciclo de ventas

Bien, ya vimos las cuestiones técnicas de base que refieren al proceso de ocurrido durante un ciclo de venta. Entonces, vamos a ver 9 puntos que te permitirán optimizar y acortar el ciclo de ventas.

1. Alinea los equipos de ventas y marketing

Están un tanto lejos de la realidad quienes piensan que los equipos de ventas y marketing deberían actuar en lados opuestos del embudo.

Por el contrario, el trabajo conjunto e integrado favorece la calificación de los leads, además de hacer que los diferentes profesionales involucrados en el proceso conozcan la propuesta de valor del producto con el que trabajan.

Tener a estos profesionales en un mismo espacio físico es uno de los elementos que facilita la alineación.

Sin embargo, eso puede no ser posible en tiempos de pandemia y en modelos de negocio basados en el trabajo remoto. Por suerte, el home office no representa una limitación para la comunicación interna.

Otras buenas prácticas incluyen la creación de metas comunes para ambos equipos y el establecimiento de un flujo para compartir informaciones sobre los leads, que permita la toma de decisiones conjunta.

2. Ofrece contenido de acuerdo con el customer journey

Una de las quejas más comunes entre los representantes de ventas es que no consiguen localizar el contenido adecuado para enviar a los leads.

Desafortunadamente, lo que sucede a menudo es que este contenido incluso existe, pero no se encuentra fácilmente debido a la poca comunicación entre marketing y ventas.

No tiene mucho sentido crear contenido relevante para la persona si no va a alcanzarlo. El equipo de ventas necesita conocer esos materiales al igual que el equipo de marketing.

Es necesario unir fuerzas para maximizar las entregas de ambos equipos, pues, hay que tener un objetivo común, que es cerrar ventas.

Entonces, para comprender y crear un customer journey, debemos entender la lógica del mismo. Para eso, te recomiendo que ingreses en este enlace que habla del tema, donde verás los conceptos con ejemplos prácticos.

3. Crea confianza en el lead desde principio

Otro cambio importante en el comportamiento del consumidor que merece estar en el radar se refiere a la influencia.

Cualquiera que piense que una estrategia de Marketing de Influencia necesita contar con embajadores con más de millones de seguidores y que cubran más de cinco dígitos, simplemente está equivocado.

Cada día, la influencia está más vinculada a contenido relevante y fundamentado elaborado por especialistas. Además, el marketing de boca a boca no ha muerto. Si no que, todo lo contrario, pues, de aquí viene la importancia del trabajo posventa.

Entre otras cosas, solicita testimonios y valoraciones de los productos vendidos. Entonces, aprender sobre reseñas o reviews, es importante para acortar el ciclo de ventas.

Mostrar a personas reales (independientemente de su número de seguidores) satisfechas con tu producto es una forma de ganarse la confianza del lead desde el principio, lo que puede acelerar la toma de decisiones y reducir el ciclo de ventas.

4. No dejes que el precio sea un elemento sorpresa

— ¿Cuántas veces has abandonado tú mismo un carrito de la compra online cuando llegas al último paso de pago y te das cuenta, justo en la hora final, que hay una tarifa adicional?. El precio no puede ser un elemento sorpresa, y esto abarca, incluso, los gastos de envío y manejo.

Eso cuenta mucho para generar confianza y establecer un vínculo con tu lead. Ten siempre presente que la idea es reducir el ciclo de ventas sin sacrificar la relación con el cliente.

Para eso, la transparencia es fundamental. Entonces, el manejo de tu marketing-mix en general, y del pricing en particular, puede ayudarte seriamente a reducir el ciclo de ventas.

En lo particular, quiero comentar que odio esa mala práctica de anunciar algo en los Market Place cómo el de Facebook. Pues, la gente aquí no anuncia el precio, los brinda por privado. Esta práctica ayuda a darle visibilidad al posteo, pero, penaliza mucho a la credibilidad, además de alargar un ciclo.

Pensá que a cada rato tenés que contestar la misma pregunta. — ¡No hagas esto!, es mejor dar la información necesaria de una sola vez.

5. Desarrolla un lead scoring

Lead Scoring es una metodología que propone clasificar los leads para garantizar que estén realmente calificados hasta el punto de pasarlos al equipo de ventas.

Pero, ¿cómo se puede medir quién está más cerca de una transacción?. Bueno, lo cierto es que el potencial cliente puede darte la información de manera tácita. Para ello, una idea interesante es asignar puntajes diferenciados al público, conforme a ciertas acciones, como:

  • Visitar la página de precios;
  • descargar un ebook;
  • abrir un correo electrónico;
  • ver contenido de video;
  • etc.

Esa técnica permite una identificación más rápida de quién está listo para el siguiente paso en el flujo de nutrición, así como qué contenido es el más adecuado para ofrecer.

Además de determinar quién tiene más probabilidades de interactuar con cada contenido, la práctica permite una mejor distribución de los esfuerzos por parte de los equipos de marketing y ventas.

6. Automatizar procesos repetitivos

Un estudio de HubSpot mostró que los representantes de ventas gastan solo un tercio de su carga de trabajo en ventas. ¿Qué hacen el resto del día y cómo optimizar el tiempo de estos profesionales?.

La respuesta está en la automatización. Es posible apostar en dos frentes, las herramientas CRM y la automatización de marketing.

Entonces, la adquisición de herramientas, ayudan con la optimización del tiempo y el trabajo del equipo comercial. Además, la automatización del marketing «que también te ayuda con los tiempos» promueve la nutrición del lead y la creación de campañas más automáticas.

Otra posibilidad es el uso de chatbots y live chats. Esa es una forma de estar donde está tu cliente y responder a sus preguntas en tiempo real.

Pero, los chatbots sí bien son sensiblemente más baratos, suelen ser completamente inútiles. Miremos, por ejemplo, el chatbot más chino inútil de todos, el de AliExpress. Para tener una herramienta tan inservible, es mejor no tener nada.

7. Mapear las objeciones antes de que aparezcan

Aún mejor que responder a las preguntas de los leads y de los clientes en tiempo real, es poder anticipar posibles objeciones; de nuevo, esta es otra estrategia que depende en gran medida del compromiso posventa para lograr posibles feedbacks.

Antes de que tu cliente solicite información específica sobre un producto en particular, deteniendo el ciclo de ventas hasta que se comunique con la respuesta, algo tan simple como crear una FAQ con preguntas frecuentes permite que el proceso de compra continúe sin mayores interrupciones.

Además, este tipo de información puede orientar la producción de contenido que responda preguntas específicas y que se pueda ofrecer en cada etapa del embudo.

8. Contemplar diferentes dispositivos a lo largo del customer journey

Existe una gran posibilidad de que tu teléfono celular esté cerca de tu mano en este momento, y es normal. Pues, la mayoría de los consumidores usan el teléfono como principal portal de información, y, en consecuencia, hacía las compras y el consumo.

No obstante, sorprendentemente, muchas empresas siguen descuidando la creación de estrategias multipantallas para sus consumidores.

Cabe destacar que, en este caso, la estrategia es el customer journey, es decir, que va desde el primer contacto hasta el cierre de la venta. Por este motivo, tenés que crear una estrategia conforme a los consumidores.

El chatbot, el email marketing y todas las demás técnicas de Inbound Marketing, entre las que citamos y las que no mencionamos en este texto, deben funcionar correctamente en diferentes dispositivos.

También, cómo lo mencioné al principio de este apartado, la mayoría de los usuarios usan el teléfono como principal herramienta de navegación. Entonces, debemos hacer que nuestro sitio esté lo más optimizado posible para dichos dispositivos, una PWA puede ser una buena idea para ello.

9. Crear ofertas limitadas

La búsqueda de estrategias que ayuden a reducir el ciclo de ventas parte de la premisa de que el tiempo es dinero. Si esa máxima es válida para tu negocio, también es válida para tu cliente.

Las ofertas con validez limitada pueden ser el último empujón en la toma de decisiones de un lead ya bien nutrido.

Es posible contar con diferentes herramientas que aluden al tiempo, con un calendario o incluso un cronómetro. Otra posibilidad aquí, para los clientes que ofrecen pruebas o un paquete «freemium«, es reducir el tiempo de la demostración gratuita.


Mejorando el ciclo de ventas con contenido interactivo

Primero, lo primero. Como su nombre lo indica, el contenido interactivo es una manera innovadora de generar compromiso por medio de contenidos creativos que incentivan la interacción por parte del usuario que realiza una acción sobre él.

Este tipo de contenido permite experiencias más impactantes a través de elementos visuales atractivos y optimizados para proporcionar información valiosa al lector, impulsar el engagement y la conversión.

La principal característica que define el contenido interactivo es la necesidad de una acción por parte del usuario, como hacer un clic, arrastrar el mouse o algún otro tipo de comando.

Entonces, con lo expuesto salta una nueva pregunta: — ¿Se puede utilizar el contenido interactivo para acelerar el ciclo de ventas?. La respuesta es que si, se puede, pero todo tiene que ver con el conocimiento.

1. Comparte información valiosa con tu equipo de ventas

Si creaste un contenido interactivo para ganar el engagement de los prospectos, todos los datos recopilados en esta experiencia interactiva son información valiosa que tu equipo de ventas puede aprovechar.

Las experiencias creadas con Ion pueden rastrear los puntos exactos de participación, lo que le permite a tu equipo de ventas aprender más sobre los dolores y desafíos del cliente.

Pueden centrarse en puntos específicos en una llamada de follow up, eliminando la necesidad de hacer preguntas a las que el prospecto ya ha respondido.

2. Crea piezas que hagan las preguntas correctas

Una evaluación es un excelente contenido para usar si deseas brindarle a tu equipo de ventas formas específicas de iniciar una conversación.

El usuario se involucra con la evaluación, proporcionando información fundamental sobre sus experiencias de Marketing de Contenidos y sus objetivos para el futuro.

Haz las preguntas correctas y recibirás respuestas que lo ayudarán a personalizar tus conversaciones de ventas.

3. Engancha desde el principio

Es de claro conocimiento por todas las personas del sector, que lo más importante de un customer journey, es enganchar al público al principio del proceso. Entonces, sí tenemos un contenido interactivo, sabremos que partes se adaptan mejor a las diferentes etapas del embudo conforme a la atención del público.

También, hay que tener en cuenta que cuanto antes se engancha con el consumidor, mejor. Utiliza los insights que has obtenido para ofrecer contenido de follow up basados en los objetivos o en las necesidades del prospecto, y usa diferentes tipos de piezas interactivas para respaldar la etapa de la jornada en que él está.

Si te interesó la posibilidad de usar contenidos interactivos para reducir tus ciclos de ventas.


Conclusión:

La eficiencia y el flujo constante de ventas es un objetivo clave para la subsistencia de cualquier negocio, de aquí se desprende la importancia del ciclo.

Sin embargo, la velocidad con la que se realiza esta venta también marca la diferencia. Como vimos en estos últimos apartados, es posible acortar los tiempos del mismo, para que los potenciales clientes valoren antes las soluciones que ofreces, y así, facilitar el customer journey.

También, en los procesos inbound, no olvides nunca descuidar la nutrición de leads.

Pues, no en vano, la primera táctica presentada habla de la integración de los equipos de marketing y ventas. Esta coordinación puede ser marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

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