Plan de acción: La importancia de observar, comprender, y actuar

Cómo decía el escritor francés Pierre Lemaitre, “En cualquier momento de la vida hay un tiempo para observar, otro para comprender y otro para actuar.”. Entonces, en esa simple oración podríamos resumir el significado de plan de acción.

Este concepto un básico de administración de empresas. Voy a transmitirte el contenido adaptado para emprendedores, pero te puede ayudar en la vida cotidiana con tus decisiones personales.

— Pero como ya lo habrás notado, me gusta desarrollar los contenidos. Entonces, este post te va a nutrir bastante con de contenidos, y terminarás siendo profesional en la materia.

En síntesis, el plan de acción es una herramienta de gestión que podés utilizar para guiarte en tu emprendimiento. Sí aplicás bien esta metodología podrás llevar tu negocio a cumplir los objetivos establecidos para el ciclo, pero eso sí, debes desarrollarla estratégicamente.

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¿Qué es el plan de acción?

Cómo lo adelanté, el plan de acción es una metodología de trabajo que se utiliza para administrar negocios. Entonces, a nivel emprendimiento, te ayudará a mover llegar del punto A, al punto B; es decir, te acercará a cumplir las metas establecidas.

Acorde a un informe de Gartner↗, el 86% de los líderes de marketing creen que el e-commerce será su principal canal de ventas.

Es decir, su enfoque está en mejorar las ventas online, e invertir en marketing es una de las acciones necesarias para lograr ese objetivo. En este caso, por supuesto, aún es necesario determinar los gastos, otros elementos de influencia y quién será responsable de este esfuerzo.

El plan de acción es tan práctico y eficiente que incluso es ideal para nosotros que estamos emprendiendo de una u otra manera. Y si no estás poniéndolo en práctica, te estás perdiendo de una gran ventaja competitiva.

Para que un plan de acción dé buenos resultados, debe estar bien diseñado. Y el primer paso, es siempre comprender el concepto. Pues, es una herramienta de administración que enumera, en temas, qué acciones son necesarias para lograr un objetivo.

Gracias a esto, podrás dividir el objetivo principal en varios pequeños objetivos, ordenados cronológicamente, y de esta manera podrás determinar prioridades de recursos.

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+30 Herramientas para un plan de acción

Es una estrategia es muy utilizada y, por lo tanto, muchas aplicaciones y sistemas se desarrollaron con sus principios de organización y responsabilidad compartida. Estos son algunos de ellos:

Jira Software

Jira Software↗️ se enfoca en la gestión de proyectos de equipos de desarrolladores de software. Sin embargo, su funcionalidad y organización pueden aplicarse en otro tipo de negocios. 

Jira te permite planificar, supervisar, y publicar los res resultados de los objetivos. Ideal para metodologías ágiles. 

Las características incluyen:

• Plataforma en inglés y español.
• Integración a otras herramientas.
• Software para procesos ágiles.

Precios: versión básica gratuita y planes desde 7 USD por usuario al mes. 

Todoist

Todoist↗️ te permite registrar equipos y tareas en un calendario que organiza actividades. Pues, en ellas se indica quién es responsable de completarlas y permite la inclusión de archivos adjuntos para la consecución de un plan de acción.

Por lo tanto, si querés crear un plan de acción para un evento que se realizará, puede enumerar:

• quién será responsable de la gestión;
• indicar los plazos para completar cada paso;
• adjuntar presupuesto del proveedor;
• establecer plazos para la toma de decisiones, entre otros detalles.

Precios: gratis y planes Premium (con características adicionales) disponibles desde 3 USD por usuario al mes.

Slack

Aunque es una herramienta enfocada en la comunicación, Slack↗️ te permite alcanzar óptimos niveles de organización de tareas. Pues, en parte de sebe a la colaboración entre equipos, convirtiendo los espacios de trabajo en flujos productivos.

Es muy versátil y se adapta muy bien a cualquier tipo de organización, pues simplifica el trabajo y disminuye cuellos de botella. Además, cuenta con una gran capacidad para integrarse a otras plataformas o soluciones.  

Las características incluyen:

• Plataforma en inglés y en español.
• Flexibilidad.
• Organización.
• Planeación.
• Comunicación.

Precios: versión sin costo y planes desde 6,67 USD mensuales. 

Trello

También muy conocido, Trello↗️ tiene la misma funcionalidad que Todoist y otras soluciones. Te permite determinar si se ha completado o no una determinada acción; además de que te permite crear alarmas sobre el enfoque de una fecha límite, así como diferentes clasificaciones para las tareas.

Es decir, es posible crear listas y planes de acción para diferentes aspectos de su vida, profesional o personal.

Las características incluyen:

• Plataforma en inglés y en español.
• Plantillas para una variedad de proyectos, desde negocios hasta educación y productividad personal.
• Personalizar las etapas de tu flujo de trabajo para reflejar tu proceso real.
• Movimiento simple de tarjetas, a través de las etapas de flujo de trabajo.

Precios: gratis (para tableros, tarjetas y listas personales ilimitados, con 10 tableros de equipo) y planes de pago desde 9,99 USD por usuario al mes.

Monday

Monday↗️ es ideal para cualquier proceso, emprendimiento B2C o B2B. Pues, cuenta con un tablero personalizable donde tú y tu equipo pueden gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas cotidianas.

También, tiene procesos de automatización para evitar los errores humanos. Además de un sistema donde podrás visualizar los datos fácilmente, para que estos puedan ser procesados y entendidos, logrando una gestión de proyectos productiva.

Las características incluyen:

• Plataforma en inglés y español.
• Paneles, integraciones y formularios.
• Vistas de calendario, de cronograma, de Kanban y de mapa
• Automatizaciones y actualizaciones.
• Notificaciones.
• Espacios y carga de trabajo.
• Subelementos.
• Permisos de invitados.
• Seguimiento de tiempo.
• Intercambio de archivos.

Precios: los planes de pago dependen del número de usuarios, pero puedes adquirir un plan básico desde 35 USD al mes.

Otras herramientas

• Project.co↗️
• Toggl Plan↗️
• nTask↗️
• Teamwork↗️
• Freedcamp↗️
• Asana↗️
• Wrike↗️
• Paymo↗️
• ClickUp↗️
• SmartSheet↗️
• Project Manager↗️
• Liquid Planner↗️
• Tick Tick↗️
• Basecamp↗️
• Nozbe↗️
• Remember the milk↗️
• Podio↗️
• Airtable↗️
• Sinnaps↗️
• Favro↗️
• Assembla↗️
• Hibox↗️
• Microsoft Project↗️
• Work Meter↗️
• Kanbanize↗️
• Version One↗️
• Canva↗️

Tenés más de 30 herramientas para poner en práctica tu plan de acción. Y si ninguna de esas te funciona, siempre tenés la vieja y confiable Excel o su hermanito pequeño, el Google Sheets. La cual puede ser combinada fácilmente con Google Data Studio.

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5 Beneficios de tener un plan de acción

El plan de acción brinda excelentes resultados al negocio, incluso si se usa para organizar solo dos acciones que vayas a poner en marcha. Lo ideal es ir probando hasta acostumbrarte a utilizarla, para luego ponerla en tu know-how, y que esta sea parte de tu rutina.

A continuación vamos a detallar los beneficios del plan de acción:

1. Se dividen objetivos más grandes en pasos más pequeños

Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional.

Esto se debe principalmente a que las pequeñas victorias son atractivas. Pues, estas hacen que puedas ver tus actividades con más control sobre las dificultades y desafíos del momento.

2. Se organizan plazos y prioridades con un plan de acción

Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, entonces, unificarlas en una plataforma es buena idea. Pues, tenerlas todas asignadas le permite al gerente determinar la orden de ejecución con mayor precisión.

Por lo tanto, el progreso del plan se optimizará, evitando demoras.

3. Un plan de acción te permite elegir al profesional más capaz

El uso del plan de acción y la consecuente segmentación de tareas, asegura que la empresa pueda determinar las responsabilidades. Entonces, cada miembro del equipo podrá actuar con base en sus especialidades.

Además, deja en claro a todos los colaboradores con qué responsabilidades deben trabajar. Entonces, así se logra la comprensión de los pasos necesarios para alcanzar el éxito de sus ejecuciones.

Entonces, esto creará una sensación de compromiso con el trabajo en equipo.

4. Con un plan de acción se organiza la rutina

Los planes de acción también se pueden utilizar para tareas recurrentes de una empresa.

Este puede ser usado, por ejemplo, por una agencia de Marketing Digital que quiera determinar prioridades. Tales como las primeras acciones a realizar en mass media o redes sociales, para sus nuevos clientes.

En varias de las aplicaciones que vimos, como Todoist, podés crear diferentes equipos determinando a los responsables de tal o cual acción. Entonces, al impulsar dicho accionar con acciones que deben tomarse y replicar cada vez que se cierren nuevos contratos.

Pero, sí exclusivamente de redes sociales se trata, podrás usar una herramienta cómo Hootsuite.

5. Se tiene monitorización con un plan de acción

Gracias a tener un plan de acción eficiente, podremos ver en todo momento cómo se están evolucionando nuestros objetivos.

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¿Cómo hacer un plan de acción?

Bien, toca hacer un plan de acción, para ello debemos elegir que herramientas vamos a utilizar en nuestro emprendimiento. Pues, esto es importante para comprender cuáles son sus pasos a seguir.

Y para ello tenemos dos etapas bien diferenciadas. Primero la planificación, y luego la ejecución.

1. Planificación de la acción

La primera etapa del plan de acción es determinar todas las acciones requeridas para la ejecución del proyecto.

Por lo tanto, si el objetivo es duplicar las ventas, el requisito básico de la encuesta es enumerar las necesidades, como:

• la formación de equipos,
• el reclutamiento,
• el intercambio de maquinaria,
• elaborar un buen plan de contenidos para la correcta aplicación del Marketing de Contenidos,
• la organización de campañas en Google Ads,
• así como otros cambios involucrados.

2. Ejecución y seguimiento de acciones

En esta fase, se determinan los responsables de ejecutar cada tarea; el tiempo de entrega; los elementos que serán necesarios para su ejecución; entre otros aspectos.

Acá entra la aplicación que elegiste. Si no encontraste ninguna, podés usar al viejo y confiable Excel tradicional.

Sin embargo, en cada etapa completada, el monitoreo notificará el comienzo de la siguiente fase, asegurando que el cronograma se complete con éxito. Por eso podríamos hacer.

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7 pasos para crear tu Plan de acción

Como te comentaba en el apartado anterior, el plan de acción tiene dos etapas. Y a su vez, estas etapas se pueden desmenuzar en 7 pasos.

—¿Por qué lo divido en 7 pasos?. A modo de consejo te puedo decir, que siempre es más fácil hacer tracción con pequeños pasos.

Pues, encontrar la raíz de un problema, es más simple si estos pasos están separados. Por eso te dejo estos 7 pasos para hacer más eficiente tu plan de acción:

1. Definir objetivos

Dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No puedes iniciar un plan de acción si no sabes lo que quieres lograr con él ni en cuanto tiempo.

Generalmente, se recomiendan objetivos SMART, pero utilizar objetivos empresariales simples también está bien.

2. Detallar estrategias

A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Pues, estas deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.

3. Plantear tareas

Luego, se debe plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

4. Diagrama de Gantt

Las tareas deben tener tiempos específicos; fechas de inicio y fechas de finalización. Pues, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.

5. Designa responsables

Se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser los que están involucrados en la elaboración del plan de acción.

6. Ejecuta el plan

Ahora puedes proceder a la ejecución del plan de acción. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.

7. Hacé un seguimiento

Ahora puedes proceder a la ejecución del plan de acción. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.

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Conclusión

Bueno, llegamos al final del post. Con un del plan de acción te organizarás mejor, pero, para ello es necesario evaluar los resultados. Además de qué puntos podrían haberse mejorado en la estrategia, o incluso sí el modelo puede replicarse en proyectos similares en el futuro.

Entonces, al lograrlo, todo este proceso, asegurará la estandarización y optimización de acciones futuras.

Por lo tanto, un plan de acción puede traer resultados significativos en la optimización de costos, un mejor servicio y buenas relaciones con los clientes.

Sin embargo, todo este y más, no garantizan siempre una buena productividad y ventas para el negocio. Pues, para esto último, se debe complementar con buenas estrategias de marketing.

Por si no nos volvemos a ver: “buenos días, buenas tardes y buenas noches”. Me despido dejándoles un banner con un descuento para que puedan crear su próximo sitio en WordPress.

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FAQs sobre el plan de acción:

¿Qué es el plan de acción?

El plan de acción es una metodología de trabajo que se utiliza para administrar negocios. A nivel emprendedor, te ayudará a mover llegar del punto A, al punto B; es decir, te acercará a cumplir las metas establecidas.

¿Cómo crear un Plan de acción?

1. Definir objetivos
2. Detallar estrategias
3. Plantear tareas
4. Diagrama de Gantt
5. Designa responsables
6. Ejecuta el plan
7. Hacé un seguimiento