Diagrama de Gantt: Aprende a confeccionar uno

— ¿Cómo es que dice el dicho? Sí nos organizamos… ¿Cumplimos con todo?. Bueno, el diagrama de Gantt sirve para eso. Para organizarte y cumplir con los objetivos empresariales.

Es común que los emprendedores tengan que hacer muchas cosas a la vez, y esto puede ocasionar desorden y problemas. Para alcanzar ciertos logros dentro del emprendimiento, es recomendable la creación de proyectos cortos; una buena idea, es hacerlo con un diagrama de Gantt.

Esta creación y organización de proyectos te permitirá con las distintas estrategias. Ya sean estrategias de marketing o de cualquier otra índole, la profesionalización de los procesos hará que encuentres tu mejor versión.

Por ejemplo, si querés más ingresos, pero no sabes cómo, podés crear un proyecto de aumento de ventas. Y luego, cuando veas los pasos, te será mucho más fácil cumplirlos. Pues, el diagrama de Gantt es un gráfico, y es más fácil visualizar los objetivos cuando parecen ser más tangibles.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que ilustra un cronograma del proyecto. Este esquema muestra las relaciones de dependencia entre las actividades y el estado actual de la programación.

Un diagrama de Gantt enumera las tareas que se realizarán en el eje vertical y los intervalos de tiempo en el eje horizontal.

El ancho de las barras horizontales muestra la duración de cada actividad, como se muestra en el ejemplo:

Es importante setear las fechas de inicio y fin de los eventos. Los elementos terminales y los elementos de resumen constituyen la estructura analítica del proyecto.

Los gráficos modernos de Gantt también muestran las relaciones de dependencia entre actividades «podríamos poner los nombres de las personas encargadas».

Orígenes del diagrama de Gantt

A principios del siglo XX, Henry Gantt ↗ revolucionó la gestión de proyectos con sus diagramas de homónimos.

Con el uso creciente de los ordenadores en la década de los 80, los diagramas de Gantt se volvieron cada vez más complejos y elaborados. Hoy en día, los diagramas de Gantt siguen siendo una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas.

En la actualidad, las herramientas de diagramas de Gantt suelen denominarse «herramientas de hoja de ruta».

Hay muchas herramientas para crear diagramas de Gantt, uno de ellos es el Jira. Este programa incluye dos herramientas de hoja de ruta que podés utilizar para generar diagramas de Gantt.

En cuanto a las hojas de ruta o Roadmap, hay dos tipos:

• Las hojas de ruta simple o Roadmap lineal: que produce planes en torno a las acciones asignadas a un equipo
• Advanced Roadmaps: Lo mismo, pero «el sombrero es nuevo» teniendo en cuenta varios equipos en lugar de uno.

¿Cómo se puede usar el diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt pueden ser usados para mostrar el estado actual de un proyecto. Para esto debes utilizar un sistema de porcentaje para cada tarea. Por eso, a veces se compara al diagrama de Gantt con los gráficos de barras.

Sin embargo, los diagramas de Gantt son creados inicialmente con un enfoque de inicio temprano, incluso antes de plantear los objetivos.

Este método maximiza los tiempos disponible para todas las tareas por medio de la optimización de tiempos y recursos.

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt con tres fines principales:

Crear y gestionar un proyecto completo

Los diagramas de Gantt sirven para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para organizarlo en tareas más pequeñas y gestionables.

Estas pequeñas tareas se programan en una línea de tiempo, junto con los responsables de las tareas, los objetivos asignadas y el plazo.

Determinar la logística y las dependencias de las tareas

Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para supervisar la logística de un proyecto. Las dependencias de tareas hacen que una tarea nueva solo pueda iniciarse una vez que se haya completado otra.

Si una tarea se retrasa «Puede pasar dijo Tusam ↗», las incidencias asociadas se reprograman automáticamente. Esto puede ser especialmente útil cuando se planifica en un entorno con varios equipos.

Supervisar el progreso de un proyecto

Cuando los equipos van cumpliendo los objetivos, estos pueden ser chequeados en el diagrama. Si por algún motivo, alguno de los hitos no se ha cumplido, se pueden asignar recursos extra para llegar con los plazos.

En esto último yace una de las ventajas diferenciales del diagrama de Gantt. Pues, el poder visualizar los progresos permite un chequeo a simple vista, y con base en eso, se pueden realizar los ajustes.

Tu diagrama de Gantt puede incluir fechas de lanzamiento, hitos y otras métricas importantes para supervisar el progreso del proyecto.

Planificación del diagramas de Gantt: ¿metodología ágil o en cascada?

Los diagramas de Gantt pueden ser una herramienta muy útil tanto para las metodologías en cascada como para las ágiles. Y dependiendo de tus necesidades podrías plantearte una u otra metodología para encarar el asunto.

1. En cascada

El modelo en cascada sigue un enfoque lineal para ciertos objetivos, que dependen de completar un determinado objetivo para avanzar al siguiente. Generalmente depende de los requisitos del cliente y de las partes interesadas se recogen al principio del proyecto.

Luego, los gestores de proyectos elaboran un plan secuencial para el proyecto, que incluye hitos y plazos. Cada parte del proyecto depende de la finalización de las tareas anteriores.

Este modelo es adecuado para los equipos que se centran en procesos productivos «construcción o fabricación». Más no es tan útil para los procesos creativos o resolutivos, pues, los pasos deben planificarse con antelación.

Los diagramas de Gantt son un sistema para gestores de proyectos que utilizan el modelo en cascada. Determinan un calendario de proyectos dividiéndolos en elementos de trabajo manejables y asignando fechas de inicio y finalización. También son útiles para identificar los hitos importantes de un proyecto.

Los hitos son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.

2. Agile

Por otro lado, el modelo ágil de planificación de proyectos valora la flexibilidad y la adaptabilidad. En lugar de crear un cronograma completo con fechas establecidas, los equipos ágiles dividen los proyectos en iteraciones más pequeñas «también conocidas como sprints».

Al comienzo de un sprint, el equipo planifica su trabajo en función de los objetivos del proyecto para las dos semanas siguientes. Una vez que el sprint ha terminado, los logros y acontecimientos resultantes ayudan a crear el plan para el próximo sprint.

Un diagrama de Gantt puede mostrar el impacto que los cambios en una sola tarea pueden tener en todo el plan. Esto resulta esencial para los equipos ágiles, ya que el feedback de las partes interesadas es un aspecto importante de la metodología.

Ventajas del diagrama de Gantt

Si bien el diagrama de Gantt no es la única metodología que existe para organizar tus procesos de trabajo, si es una herramienta muy útil. Algunas de las ventajas de utilizar el diagrama de Gantt por sobre otras metodologías son:

1. Claridad

Uno de los principales beneficios del diagrama de Gantt es la capacidad de reducir múltiples tareas y cronogramas en un solo documento.

Es decir, gracias al gráfico se puede ver cómo vienen los objetivos.

2. Comunicación

También podés usar los diagramas de Gantt para mejorar otras actualizaciones de estado. Simplemente aclarar las posiciones del gráfico proporciona un método visual fácil para ayudarlo a comprender el progreso de la tarea.

3. Motivación

Los equipos se vuelven más efectivos cuando se enfrentan a una forma de motivación externa. Los diagramas de Gantt ofrecen la capacidad de enfocar el trabajo frente a la línea de tiempo de una tarea.

Por eso los gráficos de Gantt son tan importantes, porque asocian tus hábitos de trabajo con el cronograma general del proyecto.

4. Coordinación

Los beneficios de un diagrama de Gantt pueden secuenciar eventos y de esta manera reducir la sobrecarga de trabajo.

Algunos emprendedores incluso usan combinaciones de gráficos para dividir proyectos en conjuntos de tareas más manejables.

5. Creatividad

A veces, la falta de tiempo o recursos obliga a los emprendedores a encontrar respuestas creativas.

Al ver las tareas en un solo gráfico con sus respectivas interacciones, pueden ocurrir procesos creativos. Y quizá algún que otro objetivo se puede dividir o incluso eliminar, para volver más eficiente el proceso.

6. Tiempo de gestión

La mayoría de los emprendedores consideran la planificación como uno de los beneficios clave de los diagramas de Gantt en un entorno creativo.

Ayudar a los equipos a comprender el impacto de los retrasos, y puede fomentar una colaboración fomentando una mejor organización de tareas.

 7. Flexibilidad

Al usar diagramas de Gantt, la capacidad de representar tu proyecto evoluciona permitiéndote reaccionar ante cambios inesperados en el proyecto.

Si bien revisar el cronograma del proyecto con demasiada frecuencia puede eliminar algunos de los otros beneficios de los diagramas de Gantt; también te da una visión realista de un proyecto.

8. Capacidad de gestión

Para los emprendedores que tienen actividades complejas «como eventos, por ejemplo», los beneficios de los diagramas de Gantt incluyen tareas de externalización.

Al ver todas las piezas del puzzle, se puede priorizar decisiones a la hora de asignar recursos y horarios.

9. Eficiencia

Otro punto a favor del diagrama de Gantt es la capacidad de aprovechar los plazos de otros para obtener la máxima eficiencia. Por ejemplo, mientras esperás a que se completen otros objetivos, podés realizar los preparativos para lo que se viene.

La visualización del uso de recursos durante los proyectos permite a los emprendedores aprovechar mejor las herramientas de trabajo.

10. Rendición de cuentas

Llegará el punto en el que tu emprendimiento tenga que atravesar cambios organizacionales. Para esto, el diagrama de Gantt puede ayudarte con el proceso.

Los diagramas de Gantt te permitirá realizar un seguimiento de los progresos del equipo, destacando las cosas que estás haciendo bien, y las que no.

Desventajas del diagrama de Gantt

Recién hablamos de las ventajas, pero cómo no existe una metodología de trabajo perfecta, ahora toca hablar de los puntos negativos del diagrama de Gantt.

1. Complejidad

Si los proyectos que vas a organizar tiene pocos objetivos no hay problema. Pero en ocasiones, un emprendimiento se puede marcar muchos objetivos ambiciosos. Si esto ocurre, puede generarse una sobrecarga visual en el diagrama de Gantt, sin que se entienda lo que hay que hacer.

Representar 5 objetivos está muy bien, 10 o 20 también. Pero sí tenés 50 objetivos se satura el gráfico y puede causar confusión por la dificultad de interpretación.

Por lo tanto, es fundamental valorar las diferentes tareas y subtareas antes de hacer el diagrama.

2. Linealidad

Para que un diagrama de Gantt sea eficaz tenés que planear tu proyecto de forma lineal desde el principio hasta el final. Por eso es importante conocer de antemano el resultado y los pasos que llevan a dicho resultado antes de comenzar.

Esto puede parecer obvio, pero siempre hay que empezar a construir desde abajo, hacia arriba. De menos a más.

3. Demasiado trabajo

Lo más probable es que tu proyecto inicial no sea el mismo que tu proyecto final. Pues, los objetivos van cambiando conforme a las necesidades.

Si vas a usar un diagrama de Gantt, tenés que adaptarlo conforme a dichos cambios. La persona responsable tiene que actualizar el diagrama con frecuencia, es mucho trabajo, pero evita errores.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Ya sabes todo lo necesario con respecto a los diagramas de Gantt, solamente resta hacer uno. Pero antes de crear tu primer diagrama de Gantt, estaría bueno que tengas en claro todas tus tareas con sus respectivos plazos.

El conocer a detalle tu proyecto te facilitará la creación del mismo, y a organizar las tareas y los recursos.

¿Cómo elaborar el diagrama de Gantt en Excel?

Bueno, vamos a ver los pasos para hacer un diagrama de Gantt en Excel, pero el procedimiento es el mismo en las aplicaciones que quieras.

¿Cómo crear un diagrama de Gantt?

Para crear tu primer diagrama de Gantt, necesitás lo siguiente:

1. Lista de todas las tareas
2. Lista de todas las tareas interdependientes
3. Plazo del proyecto
4. Personal del equipo

1. Crear una tabla de tareas

En las nuevas versiones de Excel tenemos plantillas para con diagramas de Gantt.

Mismo en el Canva ↗. El diagrama de Gantt es mucho más simple en esta herramienta. Si tu proyecto tiene cierta complejidad, deberías hacerlo en Excel.

Primero necesitamos la lista de tareas con sus respectivos plazos. La lista debe estar lo más completa posible.

2. Gráfico de barras

Si tu versión de Excel no tiene las plantillas. Podés descargar está en el enlace.

3. Agregar datos

Ahora viene la parte más aburrida: — ¡Cargar los datos!. Pero bueno, tampoco es una base de datos salida del propio Big Data, generalmente, es menos la información a cargar en un Diagrama de Gantt.

4. Formatea tu diagrama de Gantt

Una vez que termines de cargar los datos, solo resta configurar la fecha de inicio. — Y ¡Listo!, ¡terminaste!.

Conclusión

Para concluir el post, quiero decir unas últimas palabras con respecto al diagrama de Gantt. Es una metodología bastante simple para objetivos pequeños. En proyectos grandes dale al Excel, si no algún otro sistema.

Debo decir que utilizo Asana cuando lo hago en equipo. La herramienta no está mal, es supersimple. Pero cuando trabajo solo, prefiero poner mis objetivos con otro enfoque, uso los objetivos SMART. — Nada que ver la metodología entre ambas; sin embargo, a modo individual, es más simple hacerlo de esa manera.

Espero que este artículo te haya servido para algo. Si pudiste lograr hacer tu diagrama de Gantt el post fue un éxito. Para concluir te dejo un banner para tu próximo sitio de WordPress.